Spätabends im Büro, die Kaffeemaschine hat längst auf Standby geschaltet und ich wühle mich durch einen drei Jahre alten Excel-Ordner. Ich suche dieses eine verdammte Foto von einem Fundamentriss für einen Haftungsfall bei einer Sanierung eines Mehrfamilienhauses – und ich merke nach einer Stunde Suchen, dass ich meine Zeit komplett verplempert habe. Kennen Sie das? Man meint, man hätte mit Excel alles im Griff, aber wenn es hart auf hart kommt, findet man nichts. Wenn ich noch ein einziges verschwommenes WhatsApp-Foto in eine gesperrte Excel-Zelle kopieren muss, schmeiße ich diesen Laptop eigenhändig in die Kiesgrube.
Das Ende der Zettelwirtschaft und der Excel-Krücken
Bevor ich vor ein paar Jahren den Absprung geschafft habe, sah mein Alltag aus wie bei vielen von Ihnen im Hoch- oder Tiefbau: Sechs Jahre lang habe ich mich mit Excel-Bautagebüchern herumgeschlagen. Davor waren es vier Jahre reines Papier. Die Papier-Tagebücher endeten meistens als kaffeebefleckte Untersetzer im Bagger, und die Excel-Listen waren auch nicht viel besser. Jedes Mal, wenn ein Polier eine Zeile falsch eingefügt hat, zerschoss es die ganze Formatierung. Und mal ehrlich: Wer trägt denn abends im Container wirklich noch penibel alles nach, wenn man den Geruch von kaltem Diesel und nassem Beton in der Nase hat und die Finger von der Arbeit staubig und schwielig sind? Da will man nur noch Feierabend machen.
Dabei ist die Sache ernst. Laut VOB/B § 4 Abs. 10 sind wir bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen. Wetter, Arbeiterzahl, wesentliche Vorkommnisse – das muss alles rein. Wenn es später zum Streit um Nachträge oder Mängel geht, ist ein lückenloses Protokoll Ihre einzige Lebensversicherung. Excel erfüllt die Anforderungen an die Revisionssicherheit (Stichwort GoBD) oft nur mit Ach und Krach, wenn überhaupt.
Der erste Versuch: SiteVisor im Praxistest
Ich habe 2021 angefangen, SiteVisor zu testen. Mit zwölf Mitarbeitern im Allgäu brauchen wir keine Software für Großkonzerne, die ein halbes Jahr Einarbeitung erfordert. SiteVisor war schlank und hat uns gezeigt, dass mobile Datenerfassung funktioniert. Die monatliche Gebühr von etwa 35,00 Euro pro Nutzer war fair. Aber irgendwann stießen wir an Grenzen, besonders wenn es um die Verknüpfung mit dem LV (Leistungsverzeichnis) und komplexere Aufmaße ging. Es war gut für den Einstieg, aber für den harten Baustellenalltag fehlte mir die Tiefe, die ein vollwertiges Bauprogramm bietet.
Im vergangenen Spätherbst habe ich dann den Entschluss gefasst, den nächsten Schritt zu gehen. Während der Winterpause – also in der Zeit, in der es bei uns im Allgäu ohnehin etwas ruhiger zugeht – habe ich den Umstieg auf ein umfassenderes System vorbereitet. Ich wollte weg von Insellösungen. Ich wollte, dass das Bautagebuch direkt mit der Mängelverwaltung und dem Bautagebuch verknüpft ist.
Der Umstieg: Schritt für Schritt
Der Wechsel von Excel zu einer Software wie Bauprogramm passiert nicht über Nacht. Ich habe das bei meinen Beratungsmandaten für befreundete Betriebe immer wieder gesehen. Man muss die Leute mitnehmen. Hier ist mein Fahrplan, den ich diesen Frühling erst wieder bei einem Tiefbau-Kollegen umgesetzt habe:
- Datenimport (Woche 1): Exportieren Sie Ihre laufenden LV-Positionen aus Excel. Ein gutes System frisst GAEB-Dateien oder CSV-Exporte ohne zu murren.
- Parallelbetrieb (Woche 2-5): Wir haben etwa vier Wochen lang parallel getestet. Das heißt: Excel für die Sicherheit, die App für die Schnelligkeit.
- Der „Aha“-Moment: An einem nebligen Morgen Anfang März stand ich mit meinem ältesten Polier auf der Baustelle. Er, Typ „alter Schlag“, hielt von Tablets eigentlich nichts. Dann hat er die Voice-to-Text-Funktion entdeckt. Statt mich abends anzurufen und mir alles mühsam zu diktieren, hat er es einfach in die App gesprochen. Das war der Moment, in dem Excel bei uns endgültig gestorben ist.
Was die Kosten angeht, muss man realistisch rechnen. Das Bauprogramm Basic liegt bei etwa 49,00 Euro pro Nutzer im Monat. Ja, das ist teurer als eine Excel-Tabelle, die scheinbar „kostenlos“ ist. Aber rechnen Sie mal Ihre Bürozeit dagegen. Wenn ich pro Woche zwei Stunden weniger mit dem Sortieren von Fotos und dem Abtippen von Notizen verbringe, hat sich die Lizenz schon am ersten Freitag im Monat amortisiert. In meinem Artikel darüber, was Bauprogramm wirklich kostet, habe ich das für meinen 12-Mann-Betrieb mal bis auf den letzten Cent aufgeschlüsselt.
Warum die „vollständige Digitalisierung“ ein Fehler sein kann
Jetzt kommt ein Punkt, den Ihnen kein Software-Vertriebler im Anzug sagen wird: Manchmal ist zu viel Digitalisierung schädlich. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass eine rein digitale Erfassung bei komplexen Mängeln oft zu oberflächlich bleibt. Wenn wir eine Sanierung im Bestand haben und ich einen komplizierten Wandanschluss dokumentieren muss, ist eine schnelle Handzeichnung auf dem Tablet oft viel aussagekräftiger als zehn Pflichtfelder in einer starren App-Maske.
Wir nutzen heute beide Systeme parallel – also SiteVisor für einfache Dokumentationsaufgaben und Bauprogramm für die tiefere Projektsteuerung. Das klingt nach doppeltem Aufwand, ist es aber nicht, wenn man weiß, welches Werkzeug für welchen Zweck taugt. Wer es ganz genau wissen will, kann in meinem Vergleich zwischen SiteVisor und Bauprogramm nachlesen, wo die Stärken liegen.
Harte Zahlen aus dem Allgäuer Baustellenalltag
Hier ist ein kleiner Vergleich, was sich bei uns konkret geändert hat, seit wir Excel verbannt haben:
| Vorgang | Excel / Papier (alt) | Digitale Lösung (neu) |
|---|---|---|
| Täglicher Zeitaufwand Polier | ca. 25-30 Min. | ca. 10 Min. (via Voice) |
| Fotodokumentation pro Woche | 60 Min. (Sortieren/Zuweisen) | 0 Min. (automatisch verknüpft) |
| Rechtssicherheit (VOB) | Lückenhaft / Manipulierbar | GoBD-konform / Revisionssicher |
Fazit für den Praktiker
Wenn Sie noch mit Excel-Vorlagen arbeiten, die Sie irgendwann mal von einem Kollegen bekommen haben: Lassen Sie es. Es spart kein Geld, es kostet Nerven und im Ernstfall fehlt Ihnen der Beweis vor Gericht. Der Umstieg auf ein System wie Bauprogramm für 49 Euro ist kein IT-Projekt, sondern eine Investition in Ihren Feierabend. Fangen Sie klein an, vielleicht sogar erst mal mit SiteVisor, um die Jungs auf dem Bau an die mobile Eingabe zu gewöhnen. Aber warten Sie nicht bis zum nächsten großen Haftungsfall. Ich bin froh, dass ich heute nicht mehr suchen muss, wenn ein Kunde nach drei Jahren plötzlich mit einer Reklamation um die Ecke kommt – ein Klick und ich habe das Protokoll samt Foto und Wetterdaten auf dem Schirm.