Auf dem Whiteboard im Büro in Immenstadt hängen mehrere offene Nachtragspositionen, jede markiert mit einer der drei Farben, die wir sonst für die Baustellenübersicht nutzen.
Nachtragsmanagement gilt in vielen Kleinbetrieben als reine Verwaltungssache, dabei entscheidet sich das Ergebnis meist schon draußen auf der Baustelle, lange bevor eine Rechnung geschrieben wird. Weit verbreitet ist der Glaube, ein gutes Bauprogramm mache aus jeder Mehrleistung automatisch einen vob-konformen Nachtrag - Baustellen-Digitalisierung ist aber nur die halbe Miete, wenn die Ankündigung vor der Ausführung fehlt.
Der weit verbreitete Irrtum beim Nachtragsmanagement
Der Irrtum klingt einleuchtend: Wer ein digitales Bautagebuch führt, hat automatisch auch ein funktionierendes Nachtragsmanagement. Das eine ist aber nur die Grundlage für das andere. Nachtragsmanagement bedeutet, jede Abweichung vom Leistungsverzeichnis so festzuhalten, zu bewerten und anzukündigen, dass daraus nach VOB/B später ein durchsetzbarer Vergütungsanspruch wird - nicht nur ein Foto in einer Ablage. Die Software erfasst die Abweichung. Ob daraus Geld wird, hängt davon ab, ob die Ankündigung rechtzeitig beim Bauherrn ankommt, bevor die Mehrleistung ausgeführt ist. Genau dieser Schritt - die rechtzeitige, nachweisbare Ankündigung - wird in der Praxis am häufigsten übersprungen, weil auf der Baustelle schlicht keine Zeit dafür bleibt.
Bei uns läuft das inzwischen anders: Jede Abweichung, die draußen auffällt, wird noch am selben Tag im System erfasst - mit Foto, Zeitstempel und einer kurzen Notiz, was genau abweicht. Diese Erfassung ersetzt aber nicht das Gespräch mit dem Bauherrn. Sie liefert nur die Grundlage dafür.
Warum eine SiteVisor-Testlizenz noch kein vollständiges Bauprogramm ersetzt
2021 habe ich SiteVisor getestet, weil es damals das naheliegendste Werkzeug für die reine Baudokumentation war. Für Fotos, Zeitstempel und Tagesberichte funktionierte es ordentlich. Für unseren Betrieb war die Lizenz aber zu teuer, gemessen an dem, was am Ende wirklich genutzt wurde - und ein vollständiges LV-Modul, mit dem sich Mehrleistungen gegen das Leistungsverzeichnis prüfen lassen, fehlte komplett. Wie ein Programm das Leistungsverzeichnis mit dem Bautagebuch verknüpft, ist ein eigenes Thema für sich - bei SiteVisor fehlte genau dieser Teil.
Damals bin ich auf das System umgestiegen, das ich heute nutze und inzwischen auch befreundeten Betrieben in Beratungsmandaten empfehle. Der Unterschied lag nicht in schöneren Fotos oder mehr Farben im Bericht, sondern darin, dass eine erfasste Abweichung direkt mit der passenden LV-Position verknüpft wird und von dort aus in einen Nachtrag münden kann, ohne dass jemand die Position von Hand heraussuchen muss.
Macht mehr Automatisierung Nachträge wirklich durchsetzbar?
Diese Frage stellen sich viele, sobald die Software einmal läuft: Wenn jede Abweichung sofort ein Nachtragsangebot auslösen kann, warum dann nicht auch jede Kleinigkeit automatisch rausschicken? Weil genau das nach hinten losgeht. Schickt man dem Bauherrn für jede zusätzliche Steckdose oder jeden Kubikmeter Erdaushub sofort ein automatisiertes Angebot, fühlt er sich belagert und schaltet irgendwann auf stur - und ausgerechnet bei den wirklich großen Positionen fehlt dann der Verhandlungsspielraum, weil die Beziehung schon angespannt ist.
Mein Bekannter Anton Rietzler, der drüben in Sonthofen selbst einen Hochbaubetrieb führt, entscheidet solche Dinge nie aus dem Bauch heraus. Er lässt sich mit der Freigabe für einen Nachtrag bewusst Zeit, zieht die Entscheidung dann aber konsequent durch, auch wenn der Bauherr längst auf eine schnellere Antwort drängt. Genau dieses Prinzip - draußen alles erfassen, drinnen entscheiden, was rausgeht - ist der eigentliche Kern eines funktionierenden Nachtragsmanagements. Wer zusätzlich VOB-konforme Bautagebücher führt, schafft Fakten, ohne die Geschäftsbeziehung schon beim ersten Nachtrag zu belasten.
Baustellen-Digitalisierung am Beispiel eines Garten- und Landschaftsbaubetriebs
Gerwald Buchner führt einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb und wollte bei der Einführung vor allem eines: eine Oberfläche, die seine Leute ohne langes Handbuch bedienen können, lieber als noch eine zusätzliche Funktion mehr. Diese Haltung hat die Auswahl am Ende stärker geprägt als jede Featureliste.
Nimmt seine Kolonne draußen ein Aufmaß, hört man das Kratzen des Stylus auf dem Display, während die Handschuhe noch feucht vom Morgen sind - der Nachtrag entsteht in genau diesem Moment, nicht erst abends am Schreibtisch. Mängelprotokolle sind noch einmal ein eigenes Kapitel, das eine ausführlichere Behandlung verdient, genauso wie die Frage, was bei der Abnahme lückenlos dokumentiert sein muss.
Was bei der Umstellung von Papier und Excel oft übersehen wird
Der Umstieg von Excel-Listen auf ein durchgehendes System bringt einen eigenen Schulungsaufwand mit sich, der in keiner Preisliste steht - dazu gehört auch die Zeit, bis alte LV-Positionen sauber in die neue Struktur übernommen sind. Das im Detail durchzugehen würde hier zu weit führen. Wer aber nur auf die Lizenzkosten schaut und diese Übergangszeit ignoriert, unterschätzt die tatsächlichen Kosten der Umstellung.
Ob ein Programm auch dort funktioniert, wo das Netz auf der Baustelle schwach ist, gehört ebenfalls in einen eigenen Artikel und nicht in diesen. Ohne die Akzeptanz der Leute draußen bringt Ihnen aber die ausgefeilteste Software nichts - dazu habe ich in meinem Testbericht zu Baumanagement Software für Nachunternehmer schon einiges geschrieben.
Nachtragsmanagement steuern, statt blind zu automatisieren
Nach 15 Jahren als Bauleiter im Allgäu ist das für mich die Regel, die in der Praxis wirklich trägt: Erfassen Sie draußen lückenlos alles, was von Plan oder Leistungsverzeichnis abweicht, mit Foto und Zeitstempel. Entscheiden Sie aber im Büro, was davon sofort als Nachtrag rausgeht und was Sie für die Schlussverhandlung zurückhalten. Software liefert die Beweise. Das Urteilsvermögen, wann ein Nachtrag geschickt wird und wann er wartet, bleibt Ihre Aufgabe.
Wenn Sie noch mit losen Zetteln oder einer Excel-Tabelle arbeiten, die niemand außer Ihnen wirklich versteht, ist die eigentliche Frage nicht, ob sich der Umstieg lohnt. Sie lautet, wie viele Nachtragspositionen Sie in diesem Jahr schon verschenkt haben, ohne es zu merken.