Sieben Bürostunden pro Woche weniger, das ist der Unterschied zwischen den Jahren mit Zettel und Tabelle und dem Alltag seit der Umstellung auf Bauprogramm. Bei 12 Mitarbeitern ist das kein Rundungsfehler, sondern ein kompletter Arbeitstag im Monat, den jemand woanders sinnvoller verbringen kann. Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht, ob Baumanagement Software grundsätzlich etwas bringt, sondern ab welcher Betriebsgröße sich ein System wie Bauprogramm überhaupt rechnet, und wo andere Lösungen besser oder schlechter passen.
Ein Wort vorweg, weil es zur Sache gehört: Diese Seite enthält Partnerlinks zu Software-Anbietern, und wenn Sie darüber kaufen, bekomme ich eine Provision, an Ihrem Preis ändert das nichts. Vorgestellt wird hier nur, was ich selbst im Betrieb oder in Beratungsmandaten bei befreundeten Firmen im Allgäu über Monate laufen hatte, als Erfahrungsbericht und nicht als theoretisches Vergleichsportal-Wissen.
Digitalisierung Bau: die Grenze zwischen Zettelwirtschaft und Softwarepflicht
Bevor überhaupt eine Software im Spiel war, liefen die LV-Positionen bei uns handschriftlich auf A4-Blättern mit. Bei einer Sanierung eines Mehrfamilienhauses in Füssen, bei der mehrere Gewerke gleichzeitig auf der Baustelle waren, zeigte sich das Problem besonders deutlich: Die Feldnotizen waren abends im Büro kaum noch zu entziffern, und ein Aufmaß aus solchen Zetteln führte regelmäßig zu Abrechnungsfehlern. Kaum jemand redet darüber, aber genau an diesem Punkt entscheidet sich, ob ein Betrieb reif für ein System ist: Wenn handschriftliche Listen regelmäßig falsch gelesen werden, ist das kein Einzelfall mehr, sondern ein Strukturproblem.
Nach der Zettelphase kamen bei uns Jahre mit Excel-Tabellen, die zwar ordentlicher aussahen, aber genauso wenig miteinander sprachen. Ein befreundeter Betrieb ähnlicher Größe hat später seine bestehenden Excel-LV-Vorlagen direkt in Bauprogramm importiert und dabei sehr konkret gemessen, wie viel Zeit im Büro dadurch wegfiel. Darüber habe ich an anderer Stelle ausführlich geschrieben. Für den Größenvergleich hier reicht die Feststellung, dass Excel eine Verbesserung gegenüber Papier war, aber keine Lösung für einen Betrieb, der mehrere Baustellen gleichzeitig koordiniert.
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich Bauprogramm?
Ab fünf Mitarbeitern beginnt bei den meisten Betrieben, die ich kenne, der Punkt, an dem eine Excel-Tabelle nicht mehr reicht, weil mehrere Baustellen gleichzeitig laufen und niemand mehr den vollen Überblick behält. Unter dieser Schwelle würde ich noch nicht zu einem vollwertigen System wie Bauprogramm raten. Der Aufwand für Einrichtung und Schulung steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, wenn der Chef ohnehin jede Baustelle selbst kennt. Bei 12 Mitarbeitern sieht das anders aus: Hier zahlt sich aus, dass Bauprogramm die Anbindung des LV an die Bürosysteme mitbringt, auch wenn die genauen Schnittstellen ein eigenes Thema sind, das an anderer Stelle ausführlicher behandelt gehört. Wer vor dem Kauf noch unsicher ist, welche Kriterien überhaupt zählen, findet Antworten in meinem Beitrag Baumanagement Software für kleine Betriebe: Worauf Praktiker beim Kauf achten.
Warum Dokumentation auch im Funkloch weiterlaufen muss
Auch im schlechtesten Netzempfang muss die Dokumentation weiterlaufen, sonst bringt das schönste System auf der Baustelle am Ende nichts. Genau das war für uns ein Knackpunkt, bevor wir uns für ein System entschieden haben: Ob und wie zuverlässig eine App offline zwischenspeichert, entscheidet in der Praxis darüber, ob die Kolonne draußen mitzieht oder nach der ersten Funklücke wieder zu Papier greift. Wie sich das bei Bauprogramm konkret verhält, habe ich in Bauprogramm offline nutzen: Funktioniert die Bautagebuch App im Funkloch? genauer getestet.
Vroni Steinbacher, die mich bei Fragen zur Mängeldokumentation berät, legt bei ihren eigenen Unterlagen einen sehr hohen Maßstab an VOB-Konformität an, und daran lässt sich der Größenunterschied gut festmachen: Ein digitales Mängelprotokoll bündelt Fotos, Ort und Frist an einer Stelle, statt sie über Notizzettel und Handyfotos zu verstreuen. Ein Thema, das eine eigene ausführliche Betrachtung verdient und das ich hier nur anschneide. Für einen Kleinstbetrieb mit einer einzigen Baustelle lohnt sich der Umstieg allein dafür oft noch nicht; sobald aber mehrere Gewerke gleichzeitig Mängel melden, wird die Übersicht schnell zum Problem.
Sieglinde Hohenrieder und die Sache mit der Schriftform
Sieglinde Hohenrieder, die den Baustoffhandel bei uns in der Gegend führt, sagt oft, ihr sei eine schriftliche Bestellbestätigung lieber als drei mündliche Zusagen. Genau dieses Prinzip gilt bei einer VOB/B-Abnahme ebenso: Wer nur mündlich dokumentiert hat, steht im Streitfall mit leeren Händen da. Ausführlicher schreibe ich dazu in VOB-konforme Bautagebücher: Warum ich beim Kauf auf Bauprogramm setze. An dieser Stelle reicht für den Größenvergleich der Hinweis, dass lückenlose, schriftliche Dokumentation ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl zur Pflicht statt zur Kür wird.
Bauprogramm ist kein Nevaris, und das ist gut so
Ein Schwergewicht wie Nevaris deckt technisch fast alles ab, was ein Baubetrieb sich vorstellen kann, von der Kalkulation bis zur Lohnbuchhaltung. Für einen Betrieb mit 12 Mitarbeitern ist das oft mehr Werkzeug, als jemand im Alltag bedienen will. Zu viele Menüs, zu viele Module, die nie angefasst werden, und ein Schulungsaufwand pro Mitarbeiter, der in keinem Verhältnis zur eigentlichen Aufgabe steht. Bauprogramm deckt bewusst weniger ab, dafür passt der Funktionsumfang eng an das, was ein Bauleiter tatsächlich jeden Tag braucht: Aufmaß, Bautagebuch, Rechnung. Größere Betriebe ab etwa 50 Mitarbeitern mit eigener IT-Abteilung sind mit einem System wie Nevaris vermutlich besser bedient. Für den Bereich dazwischen lohnt sich eher der Blick auf schlankere Lösungen.
BRZ positioniert sich preislich eher Richtung größerer Baubetriebe, und das merkt man einem 12-Mann-Betrieb an der Kalkulation an: Die Lizenzstruktur ist auf Firmen zugeschnitten, die mehrere Dutzend Mitarbeiter und eine eigene Buchhaltung stemmen. Wer als Kleinbetrieb dort einsteigt, zahlt für Funktionstiefe mit, die er nie ausschöpft. Bauprogramm läuft dagegen im monatlich kündbaren Abo-Modell statt einer großen Lizenz vorab. Ein Unterschied, der bei kleineren Betrieben oft über Kauf oder Nicht-Kauf entscheidet. Was das über ein Jahr gerechnet tatsächlich kostet, habe ich an anderer Stelle im Detail aufgeschlüsselt; für den Größenvergleich hier soll dieser Unterschied reichen.
Ordnen Sie Ihre Betriebsgröße richtig ein, bevor Sie kaufen
Unter fünf Mitarbeitern und mit höchstens einer Baustelle gleichzeitig spricht wenig dagegen, vorerst bei Excel oder einer sauber geführten Papierablage zu bleiben. Der Umstellungsaufwand würde den Nutzen in dieser Größenordnung übersteigen. Zwischen etwa 5 und 20 Mitarbeitern, besonders wenn mehrere Baustellen gleichzeitig laufen und die schriftliche Dokumentationspflicht ernst genommen werden muss, ist ein System wie Bauprogramm die passendere Wahl, weil Aufmaß, Bautagebuch und Rechnung an einer Stelle zusammenlaufen. Ab etwa 50 Mitarbeitern mit eigener IT-Abteilung und komplexer Lohnbuchhaltung lohnt sich dagegen der Blick auf ein Schwergewicht wie Nevaris, weil die zusätzliche Funktionstiefe dort tatsächlich gebraucht wird. Für den Bereich, in dem die meisten Betriebe wie unserer stecken, bleibt Bauprogramm die wirtschaftlichste Antwort auf die Frage, wie viel Software man wirklich braucht.
Wer sich in dieser mittleren Größenordnung wiedererkennt, muss die Entscheidung nicht theoretisch treffen: Schauen Sie sich Bauprogramm hier genauer an und prüfen Sie, ob der Funktionsumfang zum eigenen Betrieb passt. Die monatliche Kündigungsmöglichkeit nimmt dabei einen Großteil des Risikos aus der Entscheidung. Am Ende zählt ohnehin nicht die Theorie am Schreibtisch, sondern ob die Leute draußen auf der Baustelle damit klarkommen.