Warum ich nach Jahren mit Excel fast die Nerven verloren hätte
Letzte Woche saß ich wieder einmal bis spät in die Nacht im Büro in Kempten, um die Abschlagsrechnungen für eine Sanierung im Bestand fertigzumachen. Wer wie ich einen Betrieb mit 12 Mitarbeitern führt, kennt das: Man hat die Aufmaße auf zerknitterten Zetteln, drei verschiedene Excel-Versionen auf dem Server und am Ende stimmt die Summe im Leistungsverzeichnis (LV) doch nicht mit der Realität auf der Baustelle überein. Ein falscher Klick in einer Formel und man schickt dem Auftraggeber eine Rechnung, die man zwei Tage später korrigieren muss – peinlich und teuer.
Hinweis: Diese Seite enthält Affiliate-Links zu Bausoftware-Anbietern, deren Produkte ich auf meinen eigenen Baustellen im Allgäu getestet habe. Wenn Sie über diese Links kaufen, erhalte ich eine Provision — für Sie ändert sich am Preis absolut nichts. Ich empfehle hier nur Software wie Bauprogramm, die ich selbst im harten Einsatz beim Hochbau und in der Sanierung geprüft habe und heute sogar befreundeten Betrieben zur Einführung empfehle.
Nach sechs Jahren mit Excel-Bautagebüchern und vier Jahren reinem Papierkram habe ich Anfang dieses Jahres den harten Schnitt gemacht. Ich bin kein IT-Experte und habe auch kein Bauingenieur-Diplom an der Wand hängen. Ich bin Praktiker. Und als solcher sage ich Ihnen: Excel ist für einen 1-Mann-Betrieb okay, aber sobald Sie Leute draußen haben, wird es zur Haftungsfalle.
Der Praxistest: SiteVisor vs. Bauprogramm im Allgäuer Alltag
Bevor ich mich festlegte, habe ich einiges ausprobiert. Zunächst hatte ich SiteVisor im Test. Ein schönes Tool für die reine Dokumentation, keine Frage. Aber für uns im Hochbau und bei der Sanierung von Mehrfamilienhäusern fehlte mir die Tiefe. Wenn ich ein Aufmaß mache, will ich, dass das System sofort weiß, welche Position aus dem LV gerade bedient wird. SiteVisor war mir da zu sehr auf der 'hübschen' Seite und zu wenig im tiefen Baurecht und der Abrechnung verwurzelt.
Der Wechsel auf Bauprogramm war dann die Entscheidung für das Werkzeug, das wirklich die komplette Kette abbildet. Wir nutzen es heute für alles: Vom ersten Aufmaß über das tägliche Bautagebuch bis hin zur Schlussrechnung. Wenn Sie wissen wollen, worauf es wirklich ankommt, schauen Sie sich meine Kaufberatung für Praktiker an. Es geht nicht um bunte Bildchen, sondern um harte Daten, die vor Gericht und beim Finanzamt halten.
Die Hürde, über die keiner gerne spricht: Die ersten 3 Tage
Lassen Sie uns Klartext reden. Jede Software-Werbung verspricht Ihnen 'Einstieg in 5 Minuten'. Das ist Quatsch. Wenn Sie von Excel umsteigen, müssen Sie Zeit investieren. Ich habe etwa 2 bis 3 Tage gebraucht, um unsere LV-Stammdaten, die Mitarbeiterprofile und die laufenden Projekte sauber anzulegen. Das ist Fleißarbeit, die wehtut, weil in dieser Zeit kein Bagger rollt und keine Wand verputzt wird.
Aber – und das ist das entscheidende Aber – diese Zeit holen Sie in den ersten vier Wochen doppelt wieder rein. Früher hat mein Polier abends im Bauwagen noch eine halbe Stunde Berichte geschrieben. Heute macht er das nebenher am Smartphone. Ein Foto vom Bewehrungsabschluss, zwei Sätze dazu, fertig. Da ich das System im Allgäu auch bei befreundeten Betrieben einführe, sehe ich immer wieder: Die Angst vor der Technik ist bei den älteren Kollegen groß, aber sobald sie merken, dass sie keine Zettel mehr sortieren müssen, kippt die Stimmung zum Positiven. Das klappt sogar als Baumanagement Software ohne IT-Kenntnisse wunderbar.
Konkretes Beispiel: Nachtragsmanagement bei der Sanierung
Wir hatten neulich eine Sanierung in einem Altbau. Beim Aufreißen der Wand kam Feuchtigkeit zum Vorschein, die so nicht im LV stand. Früher hätte der Polier mir das vielleicht abends zugerufen, ich hätte es vergessen zu dokumentieren und am Ende hätten wir um den Nachtrag gestritten. Mit der App hat er direkt die Behinderungsanzeige vorbereitet und das Foto rechtssicher hinterlegt. Allein dieser eine Vorgang hat uns mehr Geld gesichert, als die Software im ganzen Jahr kostet. Wer VOB-konforme Bautagebücher führt, schläft einfach ruhiger.
Harte Zahlen: Was kostet der Spaß wirklich?
Excel kostet scheinbar nichts, außer die Microsoft-Lizenz. Aber rechnen Sie mal Ihren Stundensatz. Wenn ich pro Woche 5 Stunden damit verbringe, Daten von A nach B zu kopieren, kostet mich das bei einem konservativen Satz von 80 Euro stolze 400 Euro pro Woche. Im Monat sind das 1.600 Euro verbrannte Zeit.
Bauprogramm kostet im Abo einen Bruchteil davon. Klar, die monatliche Rechnung nervt manche alteingesessenen Kollegen, aber man muss es als Werkzeug sehen – wie einen gemieteten Bagger. Wenn der Bagger die Arbeit schneller macht, miete ich ihn. So ist es auch mit der Software. Wer heute noch glaubt, er könne einen 12-Mann-Betrieb mit 'Zettel und Stift' konkurrenzfähig führen, der täuscht sich selbst. Die Generalunternehmer und Architekten fordern heute digitale Transparenz. Wer die nicht liefert, fliegt bei der nächsten Vergabe raus.
Mein Fazit für den Bauunternehmer-Kollegen
Wenn Sie noch mit Excel rumhantieren, ist das wie mit einem alten Traktor auf die Autobahn zu fahren. Es geht irgendwie, aber Sie halten den ganzen Verkehr auf und riskieren, dass Ihnen hinten einer drauffährt. Der Umstieg auf Bauprogramm ist kein Hexenwerk, erfordert aber Disziplin in den ersten Tagen.
Mein Rat: Warten Sie nicht auf die nächste Flaute, sondern fangen Sie mit einem kleinen, überschaubaren Projekt an. Testen Sie die App draußen mit Ihrem fähigsten Polier. Sie werden sehen, wie schnell der Rest des Teams nachzieht, wenn der erste Papierkram wegfällt. Schauen Sie sich Bauprogramm hier in Ruhe an und vergleichen Sie es mit den Stunden, die Sie aktuell sonntags im Büro verbringen. Es lohnt sich – für Ihre Nerven und für Ihr Bankkonto.
Am Ende des Tages zählt auf dem Bau das Ergebnis. Und ein sauberes, digitales Aufmaß, das sofort in eine Rechnung fließt, ist das beste Ergebnis, das man sich als Inhaber wünschen kann. Wer noch unsicher ist, kann auch erst einmal klein anfangen und schauen, wie die Jungs draußen mit dem Smartphone klarkommen. Aber machen Sie den Schritt, bevor das Zettelchaos Sie überrollt.