138 Positionen in einem einzigen Leistungsverzeichnis – für eine Gartenanlage bei Kaufbeuren, nicht für ein ganzes Bauvorhaben. Pflasterarbeiten, Erdbewegungen, gut zwei Dutzend verschiedene Pflanzenposten, dazu Randsteine und Drainage in mehreren Ausführungen. Wer das von Hand in einer Tabelle pflegt, merkt schnell: Baumanagement-Software ist im Garten- und Landschaftsbau keine Spielerei mehr, sondern Grundausstattung. Die Digitalisierung im Handwerk hat den GaLaBau spät erreicht, dafür inzwischen mit Nachdruck.
Kurz zur Offenlegung, bevor es weitergeht: Dieser Test enthält Partnerlinks zu Bauprogramm und vergleichbaren Lösungen, die ich selbst im 12-Mann-Betrieb oder in Beratungsmandaten bei befreundeten Betrieben geprüft habe. Entscheiden Sie sich über einen Link für ein Produkt, bekomme ich eine kleine Provision – an Ihrem Preis ändert sich nichts.
Kleinteiligkeit als Herausforderung: Was GaLaBau von Hochbau unterscheidet
Unser Betrieb hat zwölf Mitarbeitende, und im Garten- und Landschaftsbau sieht der Alltag anders aus als beim reinen Hochbau. Wir haben es nicht nur mit Beton und Stahl zu tun, sondern mit Schüttgütern, Pflanzenlisten und sehr kurzfristigen Änderungswünschen von Bauherren oder Landschaftsarchitekten. Genau diese Kleinteiligkeit macht eine Excel-Tabelle irgendwann unbrauchbar – nicht weil Excel schlecht wäre, sondern weil hunderte Einzelpositionen darin schlicht fehleranfällig werden.
Die Dokumentation nach VOB/B gilt im GaLaBau genauso wie im Hochbau, und ein lückenloses Bautagebuch ist bei Nachträgen oder Mängelansprüchen die Lebensversicherung des Betriebs – was diese Pflicht im Detail bedeutet und wie man sie sauber erfüllt, ist allerdings ein eigenes Thema für sich. Wer von Ihren Poliererinnen und Polieren schreibt nach acht Stunden auf dem Bagger noch gerne ausführlich in ein Heft? Genau an diesem Punkt setzt eine Lösung wie Bauprogramm an.
Welche Funktionen braucht ein GaLaBau-Betrieb wirklich?
Bauprogramm deckt für uns vier Kernbereiche ab: das Leistungsverzeichnis, das Aufmaß, das Bautagebuch und die Rechnung. Für einen GaLaBau-Betrieb ist vor allem wichtig, dass sich Aufmaß und LV-Positionen direkt verknüpfen lassen, sonst tippt man am Monatsende doppelt.
Wie die LV-Positionen technisch sauber an die Büro-Software übergeben werden, hängt stark von der GAEB-Schnittstelle ab – bei uns läuft das inzwischen reibungslos, auch wenn diese Schnittstellen-Frage für sich genommen schon einen ganzen Artikel füllen könnte. Genauso hilft eine saubere Verknüpfung von Aufmaß und LV beim Nachtragsmanagement, weil Mehrmengen sofort nachvollziehbar sind – aber wie man Nachträge gegenüber dem Bauherrn im Detail durchsetzt, ist wieder eine andere Geschichte.
Auch dass die App auf der Baustelle offline zwischenspeichert und erst am nächsten Netzpunkt synchronisiert, war für uns ein Kriterium – Details dazu spare ich mir hier, weil das Thema Offline-Nutzung einen eigenen Beitrag verdient. Bei der Mängeldokumentation halte ich mich an einen Grundsatz, den mir Vroni Steinbacher, die einen Dachdeckerbetrieb führt und mich in solchen Fragen berät, mal mitgegeben hat: Ein Foto ohne Zeitstempel und ohne Zuordnung zur richtigen LV-Position ist im Streitfall wenig wert – die ganze Mängelprotokoll-Frage ist aber nochmal ein eigenes Kapitel.
Wer sich unsicher ist, ob sich der Aufwand für die eigene Mannschaft überhaupt lohnt, sollte sich anschauen, wie man Mitarbeiter an Bausoftware gewöhnen kann, ohne dass die Stimmung auf der Baustelle kippt.
Der Umstieg von Excel: Wo es in der Praxis hakt
Bevor wir bei einer festen Lösung gelandet sind, haben wir es kurz mit geteilten Google-Drive-Ordnern versucht – jeder trägt sein Aufmaß direkt in dieselbe Tabelle ein, dachten wir uns. Funktioniert so lange gut, bis zwei Poliere gleichzeitig an derselben Datei sitzen und am Ende eine Version die andere überschreibt. Genau das ist uns auf einer Baustelle passiert, und seitdem bleiben wir bei Lösungen mit einer echten, zentralen Datenbank im Hintergrund.
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt den Unterschied ganz gut: Auf einer Baustelle bei Kaufbeuren, mitten im strömenden Regen, hat ein Bautagebucheintrag über das Tablet neulich keine 90 Sekunden gedauert – während das Papierblatt daneben binnen Sekunden durchnässt gewesen wäre. Das Aufmaß landet dabei direkt bei den passenden LV-Positionen, ohne Zettel, der drei Tage später im Handschuhfach des Transporters auftaucht.
Wie man den Wechsel von Excel im Detail sauber hinbekommt, ohne unterwegs Daten zu verlieren, ist ein eigenes Kapitel, das ich hier nicht komplett aufrollen will. Nur so viel als Beobachtung aus der eigenen Umstellung: Allein das Anlegen der Stammdaten – Mitarbeiter, Geräte und die LV-Standardpositionen für Pflaster-, Erd- und Pflanzarbeiten – hat bei der Ersteinrichtung gut zwei bis drei Tage gekostet, und einen automatischen Import aus einer historisch gewachsenen Excel-Tabelle gibt es dabei nicht.
Zu viele Funktionen überfordern Ihr Team
Viele Anbieter bewerben heute Fotodokumentation, Zeiterfassung, Wetterdaten-Import, Geräteverwaltung und Chat-Module in einem einzigen Paket. Für einen kleinen GaLaBau-Betrieb ist das eher ein Risiko als ein Vorteil: Wenn die Leute mehr Zeit mit dem Tablet als mit dem Spaten verbringen, stimmt das Verhältnis nicht mehr.
Bei uns reicht im Alltag ein Foto vom freigelegten Fundament, die gelieferte Menge Rollrasen oder Substrat und eine kurze Notiz zu Behinderungen – mehr braucht ein Bautagebuch im GaLaBau selten. Nach dem Verlegen der letzten Pflastersteine lag neulich feiner Kalkstaub auf dem Tablet-Display, und trotzdem ließ sich der Eintrag ohne Probleme abschließen – ein kleines, aber für mich wichtiges Zeichen, dass ein Gerät auch auf der Baustelle und nicht nur im Büro funktionieren muss.
Wer wissen will, wie man bei alledem trotzdem den Überblick über die Kosten behält, findet dazu mehr im Beitrag Baukostenkontrolle für kleine Betriebe.
Ein Abo passt besser zu einem Kleinbetrieb als ein Lizenzkauf
Früher gab es für Bausoftware oft nur teure Einmal-Lizenzen, die man kaufte und die dann irgendwann veralteten. Bauprogramm setzt stattdessen auf ein monatliches Abo-Modell, und für einen Betrieb mit zwölf Leuten macht das aus meiner Sicht mehr Sinn: keine große Vorab-Investition, die die Liquidität belastet, und wenn ein System nicht passt, kündigt man eben wieder.
Was ein System über die Jahre inklusive Schulung und Umstellung tatsächlich kostet, ist eine eigene Rechnung, die den Rahmen hier sprengen würde – dazu gibt es einen eigenen Beitrag. Für den ersten Eindruck reicht der Hinweis: Wer sich Bauprogramm anschaut, sollte das Abo-Modell direkt gegen die eigene Auftragslage rechnen, nicht gegen eine pauschale Einschätzung von außen.
Eine Software wie SiteVisor deckt die allgemeine Baustellen-Verwaltung solide ab, aber für das klassische Dreieck aus Aufmaß, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung fehlt mir dort ein LV-Modul, das mit den Standardpositionen aus dem Garten- und Landschaftsbau mitwächst – das ist der Punkt, an dem Bauprogramm für uns die Nase vorn hat. Für reine Gartenpflege-Betriebe ohne größere Erd- oder Pflasterarbeiten mag das zu viel Struktur sein; sobald aber Tiefbau, Pflasterbau oder größere Sanierungen dazukommen, brauchen Sie sie. Falls Sie zwischen mehreren Tools schwanken, lohnt auch ein Blick in meinen Vergleich Bauprogramm oder Craftnote, um zu sehen, wo dort die Schwerpunkte liegen.
Was zählt am Ende auf der Baustelle?
Meine Bekannte Sieglinde Hohenrieder, die im Allgäu einen Baustoffhandel führt, bringt es für mich ganz gut auf den Punkt: Ihr ist eine schriftliche Bestätigung lieber als ein mündliches Okay am Telefon. Für die Abnahme-Dokumentation auf der Baustelle gilt bei uns dasselbe Prinzip, auch wenn das im Detail wieder ein eigenes Thema ist.
Als Faustregel für andere GaLaBau-Betriebe würde ich sagen: Sobald ein Projekt über fünfzig LV-Positionen hat oder regelmäßig Nachträge mit sich bringt, lohnt sich ein System mit echtem LV- und Aufmaß-Modul. Bei reiner Rasenpflege oder kleinen Pflegeverträgen ohne nennenswerte Erdarbeiten reicht dagegen oft ein einfacheres Tool, und die Umstellung auf ein umfangreiches System wäre eher Ballast als Hilfe.
Ich bin kein Berater im Anzug, sondern Bauunternehmer, der seine Zeit lieber auf der Baustelle als in Excel-Tabellen verbringt. Wenn Sie eine Lösung suchen, die mobil funktioniert und zur Kleinteiligkeit des Garten- und Landschaftsbaus passt, schauen Sie sich Bauprogramm in Ruhe an. Ein Wundermittel ist es nicht – aber ein Werkzeug, das im Alltag eines kleinen Betriebs tatsächlich trägt.