Spätabends im Büro hier im Allgäu, der Regen trommelt gegen die Scheibe, während ich versuche, die zerknitterten Regiezettel von drei verschiedenen Baustellen in eine halbwegs saubere Excel-Tabelle zu übertragen. Kennen Sie das? Man sitzt da, der Kaffee ist kalt, und man fragt sich, ob man eigentlich Bauunternehmer oder Vollzeit-Archivar ist. Ich leite einen Betrieb mit 12 Mitarbeitenden. Wir machen Hochbau, Sanierungen und auch mal einen Garten- und Landschaftsbau-Auftrag, wenn es passt. Aber die Koordination von fünf oder sechs Projekten gleichzeitig hat mich vor einiger Zeit fast an den Rand des Wahnsinns getrieben.
Bevor ich den Schritt zur echten Software gewagt habe, war ich der klassische „Excel-König“. Sechs Jahre lang habe ich versucht, alles in Tabellen zu pressen. Davor gab es vier Jahre reines Papier – Baustellenordner, die so dick waren, dass man sie kaum in den Caddy bekommen hat. Wenn dann ein Anruf vom Bauherrn kam, der wissen wollte, warum am Dienstag vor drei Wochen die Bewehrung nicht abgenommen wurde, fing das große Blättern an. Das ist kein Arbeiten, das ist Verwalten des Chaos.
Warum Excel ab 10 Mitarbeitern gefährlich wird
Man redet sich das ja lange schön. „Excel kostet nichts“, sagt man sich. Aber das stimmt nicht. Wenn ich meine Stunden rechne, die ich abends mit dem Übertragen von Notizen verbringe, ist Excel die teuerste Software der Welt. Letzten November saß ich an der Abrechnung für eine Sanierung eines Mehrfamilienhauses. Wir hatten Nachträge beim Trockenbau, weil die Bestandswände krummer waren als gedacht. Die Absprachen dazu? Teilweise auf WhatsApp, teilweise auf dem besagten Regiezettel, und ein wichtiger Punkt stand auf der Rückseite einer Materialrechnung.
Hier kommt ein Moment, den ich so schnell nicht vergesse: Der Moment der Stille am Telefon, als ich merkte, dass ich eine wichtige Absprache nur auf einem Bierdeckel notiert und diesen im Bauwagen vergessen hatte. Der Bauherr wollte den Nachtrag nicht zahlen, und ich hatte keinen handfesten Beleg in der Hand. In diesem Augenblick wird einem klar: Wer schreibt, der bleibt – aber nur, wenn er das Geschriebene auch wiederfindet. Für einen Betrieb unserer Größe ist eine saubere Dokumentation nicht nur Kür, sondern überlebenswichtig, besonders wenn man die VOB/B im Nacken hat, die eine lückenlose Dokumentation verlangt.
Der Test: SiteVisor und der Wechsel zu Bauprogramm
Ich habe 2021 angefangen, SiteVisor zu testen. Es war ein gewaltiger Sprung nach vorne im Vergleich zum Papier. Aber für meine Jungs draußen war es manchmal zu „akademisch“. Wissen Sie, wenn man im Matsch steht und die Handschuhe auszieht, muss die App funktionieren, ohne dass man erst ein Informatikstudium braucht. Anfang des Frühjahrs habe ich dann den Wechsel auf Bauprogramm vollzogen. Warum? Weil es näher an dem ist, wie wir auf der Baustelle wirklich denken. Ich brauche kein LV, das 500 Positionen tief verschachtelt ist, wenn ich eigentlich nur schnell ein Bautagebuch schreiben und drei Fotos hochladen will.
Ein Beispiel aus der Praxis: Wir hatten mitten in der Hochsaison im Juli drei Baustellen parallel laufen. Ein EFH-Neubau, eine Hangsicherung im Tiefbau und die besagte Sanierung. Mit Bauprogramm konnte ich vom Büro aus sehen, was die Kolonnen draußen machen. Keine Anrufe mehr wie: „Habt ihr die Sauberkeitsschicht schon drin?“ – ein Blick ins digitale Bautagebuch reicht. Dort sind die Fotos direkt der Position im LV zugeordnet. Das spart mir pro Tag sicher 45 Minuten Telefoniererei. Wenn Sie das auf 20 Arbeitstage im Monat hochrechnen, wissen Sie, was die Software an Zeit freischaufelt.
Die bittere Wahrheit: Wann Software keinen Sinn ergibt
Jetzt kommt ein Punkt, den Ihnen kein Software-Vertreter im Anzug sagen wird: Wenn Sie ein ganz kleiner Betrieb sind – sagen wir mal, Sie sind zu zweit oder zu dritt –, dann lassen Sie die Finger von komplexen Baumanagement-Systemen. Das ist meine ehrliche Meinung als Praktiker. Für Betriebe mit unter fünf Mitarbeitern ist eine spezialisierte Software oft kontraproduktiv, da der administrative Pflegeaufwand die durch Digitalisierung gewonnene Zeit sofort wieder vollständig auffrisst. Wenn Sie alles selbst machen, reicht ein gut strukturierter Ordner auf dem Tablet oft aus.
Aber ab 10 oder 12 Leuten, wie bei mir, kippt das System. Da können Sie nicht mehr alles im Kopf behalten. Ich habe das bei einem befreundeten SHK-Betrieb gesehen. Der Inhaber dachte auch, er braucht das alles nicht. Dann gab es einen Wasserschaden und keine Dokumentation der Druckprüfung. Teures Lehrgeld. Inzwischen nutzt er auch digitale Tools, und ich habe ihm bei der Einführung geholfen. Falls Sie in einer ähnlichen Branche sind, habe ich dazu mal meine Gedanken aufgeschrieben, wie eine Baumanagement Software für Sanitär und Heizung den Stress im Büro reduziert.
Harte Zahlen und die VOB/B-Falle
Reden wir über Geld. Was kostet der Spaß? Bauprogramm liegt preislich so, dass es sich bei meiner Betriebsgröße nach etwa drei bis vier Monaten amortisiert hat – allein durch die vermiedenen Suchzeiten und die bessere Nachtragserfassung. Wenn ich nur einen einzigen Nachtrag von 2.000 Euro durchsetze, weil ich das Foto der Behinderung rechtzeitig mit Zeitstempel geschickt habe, ist die Jahreslizenz schon fast bezahlt.
Vergessen Sie nicht die Gewährleistungsfrist nach VOB/B. Das sind in der Regel 4 Jahre. Wenn nach drei Jahren ein Mangel gemeldet wird, finden Sie bei Excel oder in Papierordnern nichts mehr. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen liegt sogar bei 10 Jahren. Mit einer Cloud-Lösung wie Bauprogramm habe ich alles rechtssicher archiviert, ohne dass mein Keller im Allgäu mit Ordnern vollschimmelt. Das ist ein Sicherheitsaspekt, den viele unterschätzen, bis der erste Brief vom Anwalt kommt.
Ein konkretes Erlebnis: Nach etwa drei Monaten im Parallelbetrieb von Excel und Software hatten wir eine unberechtigte Mängelrüge bei einer Fassadensanierung. Der Kunde behauptete, wir hätten die Grundierung vergessen. Ich konnte ihm innerhalb von zwei Minuten das Foto aus dem Bautagebuch zeigen – mit GPS-Daten und Zeitstempel. Das Gefühl von feuchtem Baustellenstaub an den Fingern, während man versucht, auf einem Smartphone-Display ein Foto der Bewehrung hochzuladen, ist zwar immer noch da, aber das Wissen, dass dieses Foto jetzt sicher im System liegt, lässt mich nachts deutlich besser schlafen.
Einführung im Betrieb: So nehmen Sie die Leute mit
Die beste Software nützt nichts, wenn die Poliere auf der Baustelle sie nicht nutzen. Ich habe meine Leute nicht gefragt: „Wollt ihr das?“, sondern ich habe es ihnen als Werkzeug gegeben, genau wie einen neuen Akkuschrauber. Wir haben eine kurze Schulung gemacht – kein ganzer Tag, sondern zwei Stunden nach Feierabend mit Pizza. Der Fokus lag auf dem Wesentlichen: Fotos machen, Wetter wird automatisch gezogen, Bautagebuch kurz diktieren (die Spracherkennung ist heute Gold wert) und fertig.
Besonders bei Gewerken wie dem Innenausbau, wo sich ständig Dinge ändern, ist das Gold wert. Ich habe dazu auch schon mal detaillierter erläutert, wie Bausoftware für Trockenbau dabei hilft, den Überblick über die unzähligen Quadratmeter und Spachtelarbeiten zu behalten. Am Ende des Tages geht es darum, dass wir wieder Bauunternehmer sein können und nicht Datentypisten. Heute führe ich beide Systeme – SiteVisor für sehr komplexe Planungsaufgaben und Bauprogramm für das tägliche „Brot-und-Butter-Geschäft“ – parallel in Beratungsmandaten ein, wenn mich befreundete Betriebe fragen. Aber für den Standard-Baualltag im Mittelstand ist mein Favorit klar gesetzt.
Was ist Ihr größter Zeitfresser im Büro? Sind es die Regiezettel oder die fehlenden Fotos bei der Abnahme? Überlegen Sie mal, was Sie in der Zeit machen könnten, die Sie abends mit Suchen verbringen. Vielleicht mal wieder pünktlich zum Abendessen bei der Familie sein? Das war für mich letztlich das schlagkräftigste Argument.