Vierzehn Regieberichte ohne Unterschrift des Bauherrn lagen bei einem befreundeten Betrieb Ende des Monats noch in der Ablage. Vierzehn Mal Stundenlohnarbeit, deren Bezahlung plötzlich zur Verhandlungssache wird, weil sich später niemand mehr sicher ist, wie viele Stunden der Bagger wirklich lief oder wie viel Material tatsächlich verbaut wurde. Genau um diese Lücke geht es, wenn Regieberichte digital erfasst werden – nicht um eine hübsche App, sondern um die Frage, ob am Ende der Handwerker-Abrechnung ein fairer Betrag steht oder ein Loch in der Kasse.
Kurzer Hinweis vorab: Auf dieser Seite verlinke ich unter anderem zu Bauprogramm. Getestet habe ich die Systeme auf eigenen Baustellen im Allgäu und in Beratungsmandaten für befreundete Betriebe. Kaufen Sie über einen Link, erhalte ich eine Provision, Ihr Preis bleibt davon unberührt.
Aus dieser Bauprogramm-Erfahrung heraus, und aus dem, was befreundete Betriebe mit anderer Bau-Software erlebt haben, stelle ich hier zwei Wege gegenüber, wie sich Regiearbeiten überhaupt lückenlos belegen lassen: den klassischen Weg über Papier und Excel, und den digitalen Weg, wie ich ihn heute in meinem Betrieb mit 12 Mitarbeitenden nutze.
Warum ein Regiebericht auf Papier fast immer Geld kostet
Handschrift auf einem Zettel ist oft das größte Problem. Der Polier schreibt draußen im Dreck oder im Regen, im Büro sitzt dann jemand und rätselt, ob da eine Drei oder eine Acht steht, und tippt die Zahl anschließend in die Rechnung. Bei jedem dieser Schritte geht etwas verloren – eine Stunde hier, ein Posten Material dort. Muss der Bauherr den Bericht dann auch noch Tage später unterschreiben, wird es später schwer zu beweisen, wie viele Stunden oder wie viel Material tatsächlich angefallen sind.
Betriebe, die komplett auf Papier arbeiten, verlieren nach meiner Erfahrung im Schnitt einen kleinen, aber spürbaren Anteil ihrer abrechenbaren Stunden – einfach durch lückenhafte Dokumentation oder einen Regiezettel, der im Handschuhfach verschwindet. Was heißt das über ein ganzes Jahr? Bei einem Betrieb mit einer Handvoll Mitarbeitenden ist das kein Kleingeld mehr, sondern ein Betrag, den man dem Auftraggeber am Ende einfach überlässt. Der Umstieg von Papier zu eigenen Excel-Bautagebüchern hat bei uns sechs Jahre lang nur die halbe Miete gebracht, weil der Medienbruch zwischen Baustelle und Büro blieb. Wie man diese Migration im Detail vernünftig hinbekommt, ist ein eigenes Thema für sich.
Was unterscheidet SiteVisor von Bauprogramm als Bau-Software für die Regiebericht-Erfassung?
Bevor ich bei Bauprogramm gelandet bin, habe ich SiteVisor getestet. Für einen Betrieb unserer Größe war das eine teure Angelegenheit, und das Leistungsverzeichnis-Modul war nicht vollständig – gerade für einen Kleinbetrieb, der nicht ständig einen eigenen Kalkulator beschäftigt, ein echtes Problem. Ohne saubere LV-Anbindung hilft die schönste Regiebericht-Erfassung wenig, weil am Ende doch wieder jemand die Stunden händisch der richtigen LV-Position zuordnen muss. Wie tief so eine Schnittstelle zwischen Bausoftware und Büro-Programmen überhaupt gehen kann, ist noch ein anderes Kapitel.
Bauprogramm hat mich vor allem deshalb überzeugt, weil LV, Aufmaß, Bautagebuch und Rechnung in einem System stecken, dazu ein monatliches Abo statt einer großen Einmal-Lizenz. Was eine Bausoftware am Ende wirklich kostet, hängt von mehr ab als nur der Monatsrate. Das ist aber eine eigene Rechnung für sich. Die Ersteinrichtung war allerdings kein Sonntagsspaziergang: LV-Stammdaten und Mitarbeiter anzulegen hat bei uns gut zwei, drei Tage gedauert, und die mobile App wirkt auf älteren Android-Geräten noch etwas zäh.
Craftnote und ähnliche Tools sind an dieser Stelle ein anderes Kapitel: stark für die Kommunikation auf der Baustelle, aber ohne das Aufmaß- und Abrechnungsmodul, das ich für Regieberichte eigentlich brauche. Gewollt war keine Chat-App, sondern ein System, das am Ende eine fertige Rechnung ausspuckt. Wie sich das im Detail unterscheidet, habe ich in einem separaten Vergleich aufgeschrieben: Bauprogramm oder Craftnote? Welche Software für Handwerksbetriebe besser passt.
Ein GaLaBau-Betrieb und die Frage, wie man Regiearbeiten beweist
Gerwald Buchner führt einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb, den ich bei der Software-Einführung begleitet habe. Textnachrichten schreibt er ungern, lieber schickt er ein Foto. Stößt sein Trupp beim Ausheben einer Terrassenfläche auf einen dicken Wurzelstock oder auf Boden, der sich nicht so verdichten lässt wie im Angebot kalkuliert, kommt bei mir kein langer Text an, sondern ein Bild direkt aus dem Bericht heraus, mit ein paar Stichworten zu Stunden und Material. Solche unerwarteten Arbeiten münden oft in ein eigenes Nachtragsmanagement, aber das ist wieder ein anderes Thema. Weil das Foto mit Zeitstempel im Bericht hängt, gibt es später kaum noch Diskussionen darüber, ob die Arbeit wirklich nötig war.
Bei uns läuft das ganz ähnlich, nur eine Etage höher: Unser Polier hält nach einer fertigen Deckenschalung kurz das Handy hoch, macht ein Foto vom Zustand, und ein paar Minuten später liegt das vollständige Protokoll inklusive Bild als PDF im Postfach des Bauherrn. Keine Nachfrage am nächsten Tag, keine Diskussion zwei Wochen später, ob die Schalung überhaupt so gebaut wurde, wie im Bericht steht. Der eigentliche Gewinn der digitalen Erfassung liegt genau darin – nicht in der Zeitersparnis allein, sondern darin, dass ein Streitpunkt gar nicht erst entsteht.
Papier zusätzlich ablegen: Antons Mittelweg zwischen zwei Systemen
Anton Rietzler, ein befreundeter Bauunternehmer aus dem Nachbarort in Sonthofen, macht es bis heute anders als ich. Er arbeitet zwar mit digitaler Erfassung, heftet aber jeden Regiebericht zusätzlich in einem Papierordner ab – als Rückversicherung, falls ein System mal ausfällt oder ein Gerät kaputtgeht. Verstehen kann ich das: Gerade bei Mitarbeitenden, die jahrelang nur mit Zettel und Stift gearbeitet haben, ist die Akzeptanz für eine App keine Selbstverständlichkeit, auch wenn das ein anderes Kapitel ist. Auf Dauer bedeutet Antons Lösung aber doppelte Arbeit, und das eigentliche Problem – die Suche im Papierstapel, falls es doch mal zu einem Streit kommt – ist damit nicht wirklich gelöst, nur verdoppelt.
Was mir bei der digitalen Lösung zusätzlich gefällt, ist die Verknüpfung mit dem Bautagebuch, in das auch das Wetter automatisch einfließt. Früher ein Punkt, den ich regelmäßig vergessen habe. Wie das im Detail funktioniert, habe ich in einem eigenen Text beschrieben: Wetter im Bautagebuch automatisch dokumentieren: Meine Lösung mit Bauprogramm. Geprüft werden alle Berichte ohnehin erst im Büro in Immenstadt, an einem L-förmigen Schreibtisch aus massiver Buche, in den die Jahre eine ganze Landkarte aus Kratzern und einen hartnäckigen Kaffeefleck eingearbeitet haben, mit Blick durch zwei Fenster auf Fuhrpark und Lagerhalle draußen. Die Tablets meiner Leute laden dort jede Nacht an einer Ladestation mit sechs Anschlüssen auf dem Regal, während auf dem Whiteboard an der Wand jede Baustelle mit einer von drei Farben markiert ist.
Was sich bei der Handwerker-Abrechnung wirklich verändert hat
Rechnet man es in Minuten durch, wird der Unterschied greifbar. Ein Regiebericht auf Papier braucht in etwa fünf Minuten Schreiben auf der Baustelle, oft schwer leserlich, dazu rund zehn Minuten Suchen, Sortieren und Abheften im Büro, und noch einmal fünf Minuten Abtippen in die Rechnung. Zusammen etwa zwanzig Minuten pro Bericht. Mit Bauprogramm sind es dagegen etwa drei Minuten Erfassen auf der Baustelle mit Vorlagen, zwei Minuten Freigabe im Büro, und null Minuten Abtippen, weil die Daten direkt in die Abschlagsrechnung übernommen werden.
Summiert über den Monat sparen wir allein durch die digitale Regieerfassung etwa einen vollen Arbeitstag an Bürozeit. Wichtiger als die Zeit ist für mich aber, dass die Fehlerquote gegen null geht. Früher hatte ich am Monatsende diesen kurzen Moment der Unsicherheit, ob wirklich jeder Regiezettel vom Subunternehmer eingesammelt wurde, bevor die Rechnung rausging. Heute sehe ich auf einen Blick, was noch offen ist, und wo eine Unterschrift fehlt.
Ein kleines Tiefbau-Projekt bei uns im Frühsommer war ein guter Test dafür. Steiniger Untergrund sorgte für deutlich mehr Aushub als kalkuliert, und über die direkte Erfassung der Gerätestunden – Bagger inklusive – konnten wir dem Kunden noch am selben Abend das Protokoll zur digitalen Unterschrift vorlegen. Keine Diskussion zwei Wochen später, ob die Maschine nun vier oder sechs Stunden lief. Das ist am Ende bares Geld, das nicht in einer Nachverhandlung verschwindet.
Wann reicht Papier noch, und wann wird die digitale Erfassung zur Pflicht?
Für einen Ein-Mann-Betrieb, der nur eine Baustelle gleichzeitig betreut und jeden Zettel selbst in der Hand hat, mag ein Papier-Regiebericht mit sauberer Ablage noch ausreichen – der Chef kennt jede Situation persönlich und kann im Zweifel selbst nachliefern. Sobald aber mehrere Baustellen parallel laufen, verschiedene Vorarbeiter Berichte schreiben und der Bauherr nicht am nächsten Tag im Büro vorbeikommt, wird die digitale Erfassung vom netten Extra zur Voraussetzung dafür, Regiearbeiten überhaupt lückenlos zu belegen. Dazwischen, wie bei Anton, kann eine zusätzliche Papierablage eine sinnvolle Rückversicherung sein – aber sie ersetzt die digitale Erfassung nicht, sie ergänzt sie höchstens.
Bauprogramm ist für mich dabei kein Spielzeug, sondern ein Werkzeug wie ein Laser-Entfernungsmesser oder ein guter Akkuschrauber – es macht den Teil der Arbeit, den niemand gern macht, einfach schneller und sicherer. Wer noch mit Excel-Listen kämpft oder am Freitagabend im Zettelstapel versinkt, sollte klein anfangen: die wichtigsten Leute schulen, die Stammdaten saubermachen, und erst danach das ganze Team einbinden. Und wer dabei ohnehin seine Maschinen und Gerätestunden besser im Blick behalten will, findet hier, wie ich das gelöst habe: Geräteverwaltung auf der Baustelle: Maschinen mit Bauprogramm im Griff behalten.