Viele Lieferscheine liegen zerknittert in einer Jackentasche oder im Handschuhfach, während im Büro schon die Rechnung vom Kieswerk wartet. Dies hat mich jahrelang begleitet, bevor wir in unserem Betrieb im Allgäu auf digitale Lieferscheinerfassung mit Bauprogramm umgestiegen sind. Diese Bauprogramm-Erfahrung ist kein Verkaufstext, sondern ein nüchterner Vergleich zweier Wege, Baustellendokumentation zu betreiben – dem alten Zettelweg und dem digitalen. Aus meiner Praxis als Bauunternehmer kann ich Ihnen schon vorab sagen: Beide Wege kosten etwas, nur zahlt man den Preis an unterschiedlichen Stellen.
Ein Hinweis vorab, weil das zur Sache gehört: Auf dieser Seite verlinke ich Bausoftware, die wir in unserem Betrieb mit 12 Mitarbeitenden selbst einsetzen oder ausführlich getestet haben. Kaufen Sie darüber, erhalte ich eine Vermittlungsprovision von etwa 30 Prozent, ohne dass sich Ihr Preis dadurch ändert. Genannt wird hier nur, was zwischen Hochbau, Tiefbau und Sanierung bei uns tatsächlich einen Unterschied gemacht hat.
Zettelwirtschaft gegen digitale Erfassung: Zwei Wege, ein Lieferschein
Fehlt der Lieferschein, fehlt der Nachweis – so einfach ist die Rechnung. Wer als GU (Generalunternehmer) arbeitet, kennt das Problem: Die Materialrechnung vom Kieswerk kommt pünktlich, der passende Beleg für die gelieferte Menge taucht erst Tage später auf, wenn überhaupt. Ohne diesen Beleg wird das Aufmaß zum Streitpunkt, und ohne Aufmaß gibt es kein Geld vom Bauherrn. Zwei Betriebe mit demselben Auftragsvolumen können hier völlig unterschiedlich dastehen, je nachdem, wie sie diesen einen Schritt organisieren.
Der eine Weg sieht so aus: Der Polier steckt den Zettel ein, im besten Fall übersteht er den Tag auf der Baustelle. Gerade im Spätherbst, wenn die Flutlichter im Nebel nur noch als trüber gelber Schein durchkommen, sucht niemand freiwillig nach einem verlegten Zettel in der Jacke. Der andere Weg: ein Foto, sofort der passenden Position zugeordnet, der Beleg im System, bevor der Lkw überhaupt vom Hof rollt. Zwischen diesen beiden Polen bewegt sich jeder Betrieb, der noch nicht umgestellt hat.
Unsere Excel-Lösung mit Makros ist am Ende gescheitert
Bevor Bauprogramm bei uns lief, hatten wir uns ein Excel-Bautagebuch mit eigenen Makros zusammengebaut. Klang gut auf dem Papier: Summen liefen automatisch mit, Formulare waren vorbereitet. In der Praxis lag die Datei auf dem Bürorechner in einer Version, während auf der Baustelle eine Kopie über einen Mailanhang oder einen Stick kursierte. Trugen zwei Leute an verschiedenen Ständen etwas nach, driftete der Bürostand vom Baustellenstand auseinander, und die Makros rechneten munter auf Basis der falschen Version weiter. Am Ende blieb nur der mühsame Zeilenvergleich von Hand.
Genau an diesem Punkt kippen viele Excel-Lösungen im Kleinbetrieb – nicht weil Excel schlecht ist, sondern weil eine Tabelle nie für zwei gleichzeitige Baustellen-Wirklichkeiten gebaut wurde. Der Umstieg weg von einer gewachsenen Excel-Struktur ist übrigens ein eigenes Thema mit eigenem Aufwand, je nachdem wie viele LV-Positionen und Jahre an Daten Sie mitschleppen – das würde hier zu weit führen.
So läuft die digitale Lieferschein-Erfassung mit Bauprogramm auf der Baustelle
Bei uns ist der Ablauf inzwischen unspektakulär, und das ist genau der Punkt: Ein Mitarbeiter wählt das Projekt – sagen wir den Tiefbauabschnitt einer neuen Lagerhalle –, macht ein Foto vom Lieferschein und ordnet ihn direkt der passenden Position im Leistungsverzeichnis zu. Fertig. Genauso läuft es bei der Geräteverwaltung auf der Baustelle, wenn Kraftstoffbelege oder Mietscheine für den Bagger sofort weg müssen, statt sich im Handschuhfach zu stapeln. Bei uns laden abends sechs Tablets gleichzeitig auf einem Regal im Büro, jedes einzelne am nächsten Morgen startklar für die Baustelle.
Dass diese Belege sich automatisch mit dem Bautagebuch verbinden – demselben Modul, mit dem ich auch das Wetter im Bautagebuch automatisch dokumentieren lasse –, ist im Alltag mehr wert, als es klingt: Ein Lieferschein ohne Bezug zum Bautag zählt bei einer späteren Prüfung wenig. Was das für die Dokumentationspflicht im Detail bedeutet, ist ein eigenes Kapitel, das hier zu weit führen würde. Und selbst wenn der Empfang auf einer Baustelle im Allgäu mal schwächelt, ist das kein Drama – die App speichert zwischen, bis wieder Netz da ist.
Wenige Tage nach der Umstellung habe ich nachgerechnet, was allein das Sortieren der Lieferscheine am Schreibtisch vorher gekostet hatte: sieben Stunden Büroarbeit weniger, ohne dass sich sonst etwas an unserem Tagesgeschäft geändert hätte. Auf Dauer pendelte sich der Effekt bei ungefähr vier Stunden pro Woche ein. Nahezu jeder Lieferschein liegt heute noch am Tag der Anlieferung im System, und der Abgleich zwischen bestellter und gelieferter Menge lässt sich sofort ziehen, nicht erst wenn die Rechnung längst da ist – dieser erste Eindruck hat mich mehr überzeugt als jede Verkaufsbroschüre es könnte.
Dort setzt auch ein Betriebsinhaber an, den ich seit einiger Zeit bei der Software-Einführung begleite: Gerwald Buchner führt einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb und hat mir einmal klipp und klar gesagt, dass ihm ein Werkzeug mit zwanzig Funktionen nichts nützt, wenn seine Kolonne im Vorgarten keine Zeit hat, sich damit zu beschäftigen. Ihm ist die einfache Bedienung wichtiger als der Funktionsumfang – bei Substrat- oder Pflanzenlieferungen reicht ihm ein Foto plus Mengenfeld, mehr nicht, und genau das bekommt er.
Die Grenzen von Bauprogramm bei der Lieferschein-Erfassung
Kein System macht das Mitdenken überflüssig, so viel muss an dieser Stelle gesagt sein. Ein Foto ist in Sekunden gemacht, aber die Zusatznotiz zur Materialbeschaffenheit – ob der Beton bei der Anlieferung schon zu steif war oder der Kies zu viele Nullanteile hatte – wird unter Zeitdruck gerne vergessen. Ein Beleg ohne diese Anmerkung ist bei einer späteren Reklamation nur die halbe Hilfe. Bauprogramm lässt solche Notizen zu, erzwingt sie aber nicht – diese Lücke muss der Betrieb selbst schließen, nicht die Software.
Auch technisch gibt es Reibung: Auf älteren Android-Geräten reagiert die mobile Ansicht spürbar zäher als auf einem neueren Tablet, was bei Mitarbeitern, die der Umstellung ohnehin skeptisch gegenüberstehen, nicht gerade hilft. Ein befreundeter Bauunternehmer aus dem Nachbarort, Anton Rietzler, hat für seine Entscheidung, überhaupt umzustellen, deutlich länger gebraucht als ich – er wägt so etwas lange ab. Hat er sich aber einmal festgelegt, zieht er es auch durch, ohne beim ersten hakeligen Gerät wieder umzuschwenken. Diese Geduld beim Einführen zahlt sich am Ende öfter aus als blinder Aktionismus.
Bauprogramm oder SiteVisor: Wer liefert die bessere Lieferschein-Erfassung?
SiteVisor hatte ich vor Bauprogramm ausführlich getestet, und beim Fotografieren von Lieferscheinen unterscheiden sich beide Systeme an einem Punkt deutlich. Der Lieferschein ließ sich zwar auch dort fotografieren, die Zuordnung zur passenden LV-Position lief aber über einen zweiten Schritt am Bürorechner – auf der Baustelle blieb das Foto zunächst ein loses Bild ohne Bezug zum Projekt. Bei Bauprogramm passiert die Zuordnung im selben Moment wie das Foto, direkt in der Hand des Mitarbeiters.
Wie der gesamte Wechsel von SiteVisor zu Bauprogramm bei uns ablief, habe ich in einem eigenen Erfahrungsbericht zum Wechsel von SiteVisor zu Bauprogramm beschrieben – für einen Betrieb mit nur einer Baustelle mag der Unterschied beim Lieferschein zu verschmerzen sein, bei mehreren gleichzeitig laufenden Projekten summiert er sich zu echtem Büroaufwand. Genau deshalb ist Bauprogramm für mich beim Thema Lieferscheine das Werkzeug der Wahl geblieben.
Fazit: Für welchen Betrieb sich die Umstellung lohnt
Für einen Ein-Mann-Betrieb ohne Fremdvergabe und mit überschaubarer Materialliste kann eine sauber geführte Tabelle noch eine Weile reichen – der Aufwand einer Systemumstellung steht dann in keinem guten Verhältnis zum Nutzen. Sobald Sie aber mit mehreren Kolonnen auf wechselnden Baustellen arbeiten und Nachweise für die Abrechnung gegenüber einem Bauherrn oder Generalunternehmer brauchen, kippt die Rechnung: Die Zeit, die Sie jede Woche mit Suchen und Nachfragen verlieren, wiegt schwerer als die zwei bis drei Tage Einrichtungsaufwand am Anfang. Wer diese Grenze für sich erkennt, trifft die Entscheidung nicht aus Begeisterung für Technik, sondern aus nüchterner Kostenrechnung – und das ist am Ende der einzige Grund, der auf einer Baustelle wirklich zählt.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Betrieb an diesem Punkt schon steht, würde ich raten, ein Projekt testweise parallel zu führen, bevor Sie ganz umstellen. Schauen Sie sich Bauprogramm hier direkt an und vergleichen Sie selbst, was ein digitaler Lieferschein bei Ihnen an Suchzeit spart.